研究生院关于启动2025年中山大学研究生参加国际学术会议资助计划专项的通知

全体研究生及导师：

为简化研究生参加国际学术会议资助计划专项的审批流程、提升效率、扩大资助覆盖面，根据《中山大学预算管理办法》（中大发规〔2022〕32号）、《中山大学重点发展项目管理细则》（中大发规〔2023〕38 号）和《中山大学研究生因公出国（境）管理办法》（中大研院〔2023〕61号）等有关规定，研究生院根据各培养单位在校全日制研究生规模，将2025年中山大学研究生参加国际学术会议资助计划专项经费划拨到各培养单位，各培养单位专项经费项目名称和编号详见附件1。

从2025年2月起，由各培养单位依据《中山大学研究生因公出国（境）管理办法》负责对本单位研究生申请参加高水平国际学术会议资助进行审批和报销。为确保该专项经费的执行效果，现将有关事项通知如下：

一、资助对象及条件

1. 资助对象

本计划资助在校（不含在国、境外留学研究生）全日制优秀研究生，优先资助博士研究生（含硕博连读生），同时接受符合申请条件的优秀硕士研究生的申请。

2. 申请条件

（1）以中山大学为第一署名单位的第一作者或者第二作者（第一作者须为导师）的学术论文被高水平国际学术会议接收。

（2）获会议主办方的正式录用通知或邀请函，并应邀作论文口头报告或展板展示。

二、资助的会议范围

本计划资助优秀研究生参加2025年在国（境）外（不含中国香港、中国澳门）举办的高水平国际学术会议，请导师鼓励和支持研究生积极投稿参会。2025年拟资助的研究生参加国（境）外召开的高水平国际学术会议范围由各培养单位根据会议重要性自行确定。

三、资助经费额度

根据会议举办地的不同，建议资助额度如下（供参考）：

应重点支持应邀做口头报告的参会形式。经费主要用于受资助人在参加学术会议期间的交通费、会议注册费、签证费等。超出学校资助的部分，请导师予以配套资助，或参会人自理。具体资助金额由培养单位统筹审批确定，参会完成任务后申请人凭支出票据向培养单位申请结项并进行实报实销。

四、申请与审批程序

1. 申请人须提前45天在中山大学网上办事大厅平台（USC系统）提交因公临时出国（境）申请。

申请人在USC上申请因公临时出国（境）时，如申请研究生参加国际学术会议资助计划专项，须填写各培养单位专项资助经费项目号信息（详见附件1），由培养单位予以审批。申请时提交的邀请函须为论文录用函或会议邀请函（内容中含申请人姓名、单位、论文题目、参会形式等重要信息，请参照附件2中邀请函格式准备）。

2. 出国（境）申报获得批准后，可按照申报计划安排参会事宜。

3. 参会回国（境）后，申请人须在一周内在USC上提交回国（境）返校申请。返校审批通过后，申请人在三周内联系所在培养单位负责该专项经费报销事宜的老师，按培养单位要求的流程完成结项和报销。报销所需材料如下：

（1）填写并打印“中山大学研究生参加国际学术会议经费资助申请和结项表”（附件3）；

（2）USC上下载打印的中山大学研究生因公临时出国（境）申报表和中山大学因公出国（境）任务批件（如无此批件则无需提供）；

（3）会议发表论文全文或摘要（须含作者信息）；

（4）参会证明材料，如参会现场作口头报告时的照片、与展板的合影等黑白打印材料；

（5）复印护照首页以及中国海关出入国（境）日期的盖章页（或支付宝链接程序上下载的出入境记录文件。网络在线会议不用提供）复印件；

（6）参会实际支出证明材料（如机票往返价格单、注册费、住宿费等费用等票据的复印件）。

上述纸质材料检查无误后，提交所在培养单位审核（含导师、2位专家及学院主管研究生教育副院长审核及加盖培养单位公章），再按照所在培养单位和财务处的要求完成报销手续。

五、其他事宜

1.无论研究生是否需要申请中山大学研究生参加国际学术会议资助计划专项出访，研究生出国（境）参加国际学术会议都需要提前45天在USC上填写因公临时出国（境）申报表。申请人在USC上申请因公临时出国（境）时，如无需申请研究生参加国际学术会议资助计划专项，请选择“不需要”。

2. 请申请人在申请前仔细阅读本通知，并参照附件2格式要求准备材料。

3. 各导师应积极支持研究生参加国际学术会议。申请人在USC系统中填报研究生因公临时出国（境）申请时，如申请研究生参加国际学术资助计划专项，项目经费来源除填写所在培养单位的研究生参加国际学术交流专项经费信息外，经导师同意后，须填写导师配套经费号信息，以便实际支出超出学校资助额度时，由导师经费予以支持。

4. “研究生国际学术交流项目（****医学院）”属于学校重点建设项目，研究生院将根据学校预算管理和财务管理相关规定加强对该专项经费使用进度的监管，定期检查经费使用情况，学院对于本单位使用研究生参加国际学术会议资助专项计划经费情况及时进行汇总，参加完会议并报销完成的同学需按要求填写附件4汇总表至邮箱zhanglli35@mail.sysu.edu.cn。学院将分别在6月前和11月前汇总报研院。

附件： 1. 2025年研究生国际学术交流项目经费拨款清单

    2.中山大学研究生参加国际学术会议资助项目申请材料模板

    3.中山大学研究生参加国际学术会议经费资助申请和结项表

4. 2025年研究生参加国际学术会议资助情况汇总表

5. 中山大学研究生因公出国（境）管理办法

                                                                                                                                                                中山大学医学院

                                                                                                                                                                2025年2月26日