关于做好2023年度国家自然科学基金项目结题的通知

各位项目负责人：

    日前，国家自然科学基金委已开放2023年度项目结题填报功能，结合我校实际情况，现将有关要求通知如下：

    一、结题项目

    项目结束时间为2023年度的项目。

    二、时间节点及相关内容

    （一）决算前准备：2023年12月28日前，根据经费使用情况，项目负责人如有需要支出整改的，请在此日期前完成。

    （二）经费决算审核：

    1.2024年1月3日起，预算制项目负责人可登录中山大学财务信息门户（http://finance.sysu.edu.cn:8800），依次点击“经费查询系统”、 “个人项目查询”、“个人项目列表”选择对应的项目，点击下载“项目决算表”并核对决算数据，确认无误后可参考表格数据填写经费决算表和决算说明书。

    2.2024年1月12日前，项目负责人携带经费决算表和决算说明书一份到财务处科研经费科（广州校区南校园中山楼232室）审核经费决算（加盖财务处蓝色方章）。请扫描上传审核通过的盖章版决算表和决算说明书至结题报告“附件”栏，审核通过但未盖章的《决算说明书》上传至“经费决算表”栏。请提前联系财务处科研经费管理科审核，联系电话：020-84111020，邮箱：cwckyk@mail.sysu.edu.cn。

    医学科学部的项目，若结题决算经费使用率低于50%，需在《决算说明书》上说明原因。

    所需材料：

    （1）提供对应项目的经费卡号；

    （2）涉及预算调整的，提供预算调整表；

    （3）涉及项目转入或外拨合作单位的，请提供加盖原单位或合作单位财务部门公章的经费使用决算表和决算说明书（按照上报格式，附件2第六页）、我校与原单位或合作单位数据汇总过程表（表格下载地址： http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/org/org12/org12e/52516.htm）。

    （三）在线填报及二级单位审核：2024年1月25日前，请项目负责人完成系统提交，学院于1月31日前完成结题报告审核工作。

    请项目负责人随时留意项目审核状态，如有退回请尽快修改后再次提交。

（四）基金委审核结题报告，并退回需修改结题项目。（该段用时约20天），若未按时完成结题，将计入限项数，并影响2024年度项目申报，故请务必按时完成系统提交。

（五）结题/成果报告提交： 2023年2月21日前，请随时留意项目审核状态，如有退回请尽快修改后再次提交，待结题/成果报告审核状态为“等待基金委接收纸质材料”后，提交双面打印的正式纸质材料一式2份至医学园105A。

    如有个别项目尚未通过基金委审核，请在审核通过后尽快打印提交纸质材料至科学研究院。

    请对提交的纸质材料进行自查，要点如下：

    （1）资料的真实性和完整性。

    （2）项目负责人承诺：亲笔签名。

    （3）依托单位财务部门签章：不需自行办理，后续由科研院统一办理签章。

    （4）版本号确认：需为“等待基金委接收纸质材料”状态的版本号。

    （5）附件：只需按填报说明要求（附件1）上传电子版附件，无需报送纸质附件。

    三、结题/成果报告填报的具体要求

    请详细阅读《结题成果报告》填报说明（2023版）（见附件1）

    四、项目经费决算的具体要求

    请详细阅读《国家自然科学基金项目决算表》编制说明（本年度有较大变化，见附件2）

    （一）决算截止日：2023年12月31日

    决算统计截止日期前完成的支出计算在已开支范围内。要求如下：

    1. 统计日期必须截至2023年12月31日；

    2. 数据需按财务信息系统的执行情况填写，未核销暂付款（借款）和冻结金额不能计入支出。

    （二）决算前项目负责人需要完成的工作

    1. 涉及不得开支内容的请尽快整改

    （1）对于餐费、接待费、礼品费、手机电话费、个人抬头的固定电话话费、行业协会会员费、论文答辩费、保健费、罚款、捐款、赞助、投资等，不得开支。

    （2）对于通用办公用品和办公设备类购置、办公设备维修保养支出，如预算说明书中未特别说明，则不得在直接费用中开支；如为科研直接相关内容，请在决算说明书中予以披露并说明用途。

    不得开支部分由项目负责人自行整改，根据2023年国家自然科学基金委现场监督检查的口径，请务必于项目执行期内完成整改的账务调整工作。调账申请表下载地址：

    http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/download/org12e/1398758.htm（调入项目为科研项目）

    http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/download/org03e/1395441.htm（调入项目为非科研项目）

    2. 需要预算调整的尽快完成预算调整

    对于项目实施过程中，实际开支未按照预算执行，需进行预算调整（预算调整需附调整依据，说明需调整的具体原因、与研究的相关性及测算依据）。请于决算截止日之前完成预算调整手续。预算调整申请表下载地址： https://research.sysu.edu.cn/node/1875

    3.根据新的决算表梳理决算数据

    填报决算时，需要进行新旧科目衔接，原科目均需衔接到新决算表中的对应科目。具体对应关系如下表。

旧表科目	旧表对应新表科目
1、设备费	1、设备费
（1）设备购置费	其中：设备购置费
（2）设备试制费
（3）设备改造与租赁费
2、材料费	2、业务费
3、测试化验加工费
4、燃料动力费
5、会议/差旅/国际合作与交流费
6、出版/文献/信息传播/知识产权事务费
7、其他支出
8、劳务费	3、劳务费
9、专家咨询费

 

    4. 涉及多个单位使用经费的，提供经费使用所在单位审核盖章的决算表，并提供并表草稿。

    五、特别说明

    （一）各位项目负责人撰写结题/成果报告时，请勿将待发表或未标注国家自然科学基金资助和项目批准号等的论文列入结题/成果报告；请勿直接复制论文内容作为结题/成果报告内容。添加项目成果时尽可能从“第三方导入”以保证成果信息的完整性，如无法“第三方导入”可采用“手工录入”或“个人库导入” 。

    （二）请各位项目负责人，妥善保管好项目实施情况的原始记录，以备基金委审查。根据《国家自然科学基金条例》规定“第二十九条：基金管理机构应当对基金资助项目实施情况、依托单位履行职责情况进行抽查，抽查时应当查看基金资助项目实施情况的原始记录”，一旦抽查发现原始记录有弄虚作假情况，国家基金委将撤销原资助项目，并追回已拨经费；情节严重的，5至7年不得申请或者参与申请国家自然科学基金资助。

    （三）结题/成果报告是项目研究工作的重要档案资料，也是结题审查、后续绩效评价、审计监督溯源查询的重要依据，应按时、据实、详细填报，对未按要求填报者，根据《国家自然科学基金条例》要求，将视情节严重程度受到不予结题、撤销项目、追回经费、一定期限内不予申请国家自然科学基金项目等处罚。为确保结题工作的按期完成，请各单位和项目负责人严格按照通知的要求及时提交相关材料，过期不予受理。

 

 

中山大学医学院

2023年12月12日